El tema de los gastos que un autónomo puede deducir en IRPF ha generado numerosas consultas a la Dirección General de Tributos, sobre todo lo referente a los gastos de viajes y restaurante. El trabajador por cuenta propia, tiende a considerar justificable cualquier desplazamiento o coste de manutención que abone en el desarrollo de su actividad. Sin embargo, a veces se pasa por alto un hecho de vital importancia a nivel fiscal: la justificación del gasto.
La consulta vinculante V0180-13, del 23/01/2013 ayuda a clarificar este asunto. La persona que la plantea desarrolla una actividad económica en el método de estimación directa y en el desarrollo de la misma visita a clientes, por lo que tiene que comer fuera de casa. Además destina parte de su vivienda habitual al desarrollo de su actividad y utiliza un vehículo de turismo propio en el ejercicio de la misma.
Se consulta si a efectos de IRPF son deducibles dichos gastos de comidas, combustible, peajes y aparcamiento en parkings públicos derivados de la utilización del vehículo. También pregunta sobre las compras de libros y ropa para la actividad económica y los gastos relacionados con la parte de la vivienda de la consultante destina al desarrollo de su actividad.
En primer lugar cabe aclarar que si los gastos son rercutidos al cliente mediante su inclusión en la factura de servicios, éstos formarán parte de sus rendimientos íntegros de la actividad. Su deducibilidad, en cualquier caso, está condicionada a que queden convenientemente justificados mediante el original de la factura o documento equivalente y registrados en los libros-registro obligatorios.
Deducibilidad de los gastos de comidas.
Según el artículo 28.1 de la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, la determinación del rendimiento neto se realiza conforme a las normas del Impuesto sobre Sociedades. El criterio del Impuesto sobre Sociedades es que los gastos de desplazamientos se considerarán fiscalmente deducibles si son exigidos para el desarrollo de la actividad económica. De no existir correlación con los ingresos o si ésta no pudiera probarse suficientemente, no podrán deducirse en la actividad.
En la valoración de esta correlación también deberá tenerse en cuenta el importe individualizado de los gastos, de manera que aquellos que sean excesivos o desmesurados con respecto a los que puedan considerarse normales, tendrán el tratamiento de no deducibles. Se entendería en este caso que cubren necesidades particulares del contribuyente, fuera del desarrollo de su actividad como autónomo.
Deducibilidad de los gastos de combustible, de peaje y de aparcamiento en parkings públicos.
La deducibilidad de los gastos relacionados con el vehículo tales como combustible, peajes y aparcamiento en parkings públicos, a los que hace referencia la consulta, estará condicionada, en primer lugar, a que el vehículo que los origina esté afecto a la actividad económica. El artículo 22 del Reglamento del IRPF establece que se consideran elementos patrimoniales afectos a la actividad aquéllos que el contribuyente utilice para los fines de la misma.
No se entenderán afectados los que se utilicen simultáneamente para actividades económicas y para necesidades privadas, salvo que la utilización para estas últimas sea accesoria y notoriamente irrelevante, entendiendo como uso irrelevante en que se produzca en días u horas inhábiles. Esta condición no es aplicable a los vehículos mixtos destinados al transporte de mercancías, al transporte de viajeros, los destinados a enseñanza de conductores, a desplazamientos de agentes comerciales o a los que son objeto de cesión de uso con habitualidad y onerosidad. Los bienes afectos deben figurar en la contabilidad o registros oficiales de la actividad económica.
Los turismos que se presuman afectados de manera exclusiva, deberán probar el hecho ante la Agencia Tributaria. Si el uso está debidamente probado, podrán deducir todos los gastos expuestos. Si no lo fuera, no podrá deducirse gasto alguno.
Deducibilidad de los gastos derivados de la afectación de la vivienda
La normativa del IRPF permite la afectación parcial de elementos patrimoniales divisibles, siempre que la parte afectada sea susceptible de un aprovechamiento separado e independiente del resto. Esto supone que el contribuyente podrá deducirse los gastos derivados de la titularidad de la vivienda: amortizaciones, IBI, tasa de basuras, comunidad de propietarios, seguro de responsabilidad civil de la vivienda, ..., proporcionalmente a la parte de la vivienda afectada y a su porcentaje de titularidad en el inmueble referido. Si la vivienda fuera arrendada, podrán deducirse los alquileres en la misma proporción.
Los gastos derivados de los suministros (agua, luz, calefacción, teléfono, conexión a Internet, etc.) solamente serán deducibles cuando los mismos se destinen exclusivamente al ejercicio de la actividad, no pudiendo aplicarse, en este caso, la misma regla de prorrateo que se aplicará a los gastos derivados de la titularidad o del arrendamiento de la vivienda.
En lo que respecta a las compras de libros y ropa, ambos gastos se considerarán fiscalmente deducibles cuando vengan exigidos por el desarrollo de la actividad siempre cumplan los demás requisitos legales y reglamentarios. La ropa deberá ser específica (uniformes, ropa de protección...) y no obedecer su adquisición al mero interés del contribuyente por la etiqueta.
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